Existem obrigações legais que se transformam em grandes oportunidades. É o caso da obrigatoriedade da guarda eletrônica dos documentos de Segurança e Saúde do Trabalho (SST) e assinatura digital, como rege a Portaria nº 211 do Governo Federal. Além de ter a mesma segurança jurídica, a adaptação garante economia e agilidade às empresas. Principalmente quando é possível reunir em uma só plataforma o Gerenciamento Eletrônicos de Documentos (GED) e a assinatura digital.
Segundo Rodrigo Biasibetti, Analista de Sistemas da RSData, empresa de Estrela responsável pela gestão das informações relacionadas à SST, instituições que não se adaptarem logo a essa nova necessidade terão grandes problemas em seus processos burocráticos. “Creio que a compreensão sobre a importância e a oportunidade deste movimento está cada vez mais difundida entre o meio corporativo”, analisa.
Num mundo em que todas as dinâmicas e interações são mediadas pela tecnologia, a assinatura digital se torna essencial, já que é um método criptográfico utilizado para autenticar documentos eletrônicos, como arquivos em PDF, por exemplo. “Além disso, a partir da utilização das chaves criptográficas de um certificado digital é possível identificar os signatários, proteger as informações e conferir validade jurídica”, explica Biasibetti.
Soluções em um só lugar
Muito demandado por empresas do ramo de consultoria e clínicas médicas que prestam serviços na área de segurança e medicina do trabalho, os registros digitais precisam de uma ferramenta de gestão que permita acesso às versões anteriores e detalhes como qual usuário alterou o arquivo e quando a ação foi executada. Para isso, o dataGED, software da RSData, é uma excelente alternativa, já que foi desenvolvido para o armazenamento de documentos, além de garantir autenticidade das informações.
No caso de setores relacionados à segurança e saúde do trabalho, operações que são base para gestão dos seus processos. Por isso, ter uma solução robusta para gerir estes documentos, de forma digital, permite centralizar, mas também organizar e segmentar.
“Isso vale para todos os registros do setor, de folha do pagamento aos papéis de gestão de SST. A tecnologia de GED elimina as perdas de tempo em função de retrabalho. Com os registros sendo digitais, o acesso aos documentos é mais rápido”, conclui Biasibetti.
Motivos para usar assinatura digital em contratos:
- Reduza custos
As despesas de organizações com materiais de escritório respondem por uma média de 20% do faturamento. Além da economia, com a utilização da assinatura digital é possível otimizar os espaços físicos, a produtividade e o acesso e uso de documentos relacionados à SST.
- Rastreabilidade e segurança aos contratos
As empresas e clientes podem verificar com transparência quando os documentos são assinados e quem são os responsáveis por esta validação, o que dá mais confiabilidade. Além disso, a assinatura digital é autenticada por meio de criptografia, o que torna o documento único e intransferível.
- Otimização do tempo
O tempo de assinatura de contratos físicos é consideravelmente maior do que o dos contratos digitalizados, já que o trajeto feito pelo documento é manual e depende do papel e da caneta. Com o uso da assinatura digital, é possível validar o arquivo em tempo real e de qualquer lugar.
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