A adoção de boas práticas de governança, mesmo que não obrigatórias na maioria das empresas brasileiras, parte da premissa de que as organizações são organismos vivos, ou seja, passam por transformações ao longo do seu desenvolvimento. Ao longo do tempo, ações, decisões e omissões – e também “conselhos” ouvidos interna e externamente – levam à construção de diferentes trajetórias. São cenários difíceis de prever ou antecipar, e contar com uma visão crítica e ter acesso às melhores práticas no momento adequado pode ser a diferença entre o sucesso ou o fracasso. É aí que entra a contribuição do Conselho Consultivo.
Afinal, para que serve esta estrutura dentro da alta administração de uma empresa?
A necessidade de adaptar a organização a ambientes internos e externos cada vez mais competitivos exige dos proprietários a busca de alternativas a partir das melhores práticas da governança. Nem sempre a empresa conta com uma equipe interna que tenha todo o conhecimento necessário para uma análise adequada dos cenários ou para a melhor avaliação de possibilidades futuras da empresa. Assim, buscar o apoio externo de um Conselho Consultivo ajuda a diminuir a solidão da liderança para a tomada de decisão, trazendo para dentro um debate desejável e novas visões sobre o momento. Ainda, abre a organização para a perspectiva de um novo olhar, de fora para dentro, com o objetivo de trazer mais conhecimento, experiência e relacionamentos para suprir carências internas e criar forças capazes de antecipar o futuro, reduzindo riscos e agregando valor aos negócios.
Nesta concepção, um Conselho Consultivo pode ser o começo da implantação da governança nas organizações. Mas como se pode fazer isso?
Para implantar um Conselho Consultivo numa organização é necessário, em primeiro lugar, que exista a manifestação da vontade pelos proprietários ou controladores. Haverá necessidade de investir recursos financeiros e tempo nesta estrutura de apoio. Assim, formalizar a decisão de constituir o Conselho Consultivo entre os proprietários e administradores é o requisito inicial.
Em um segundo momento, é preciso combinar regras mínimas. Quem será parte como membro efetivo do Conselho Consultivo e quem poderá ser convidado, interna ou externamente à organização, para trazer informações de sua responsabilidade ou atribuição? Qual o plano de trabalho? Qual o calendário de reuniões ordinárias, com dias, turnos e horários? Qual assunto é responsabilidade de cada membro? Onde o grupo se reunirá? A recomendação inicial para esta implementação é uma reunião mensal de até 3 horas ao longo de um ano. Para garantir a transparência necessária e a igualdade no acesso às informações, sugere-se o envio da pauta e de apresentações e relatórios que serão objeto das reuniões do Conselho Consultivo com antecedência de até 48 horas.
Como regra geral, os conselheiros consultivos contratados não votam nem agem legalmente. No seu trabalho, fazem o que o nome diz: oferecem “conselhos”, que podem ser aceitos ou rejeitados pelos proprietários ou administradores. Por isso, escolher um perfil adequado aos temas que serão pautados é essencial. Outro aspecto importante é a formalização de um acordo de confidencialidade entre as partes. Nem o conselheiro nem a organização precisam divulgar a contratação ao mercado, mantendo, portanto, o mais absoluto sigilo.
Por fim, alguns assuntos devem fazer parte das pautas deste tipo de reunião. Envolvem as demonstrações financeiras (fluxo de caixa, devoluções, inadimplência), resultado da performance comercial (volume de vendas, política de preços, projeção de cenários, devoluções, pesquisa de satisfação com os clientes, market share), índices de produtividade e gestão de pessoas (remuneração variável, seleção e retenção de pessoas, turnover, horas extras, pesquisa de clima interno), planejamento estratégico com a matriz de riscos, relatórios de auditoria (interna e externa), planejamento tributário, projetos de inovação, protocolo familiar e acordo de acionistas, e temas novos como políticas de sustentabilidade (ESG), entre tantos outros. A prioridade e o escopo dos assuntos debatidos no Conselho Consultivo estão ligados ao momento em que a organização se encontra e aos temas que a afligem.
Pense no Conselho Consultivo como uma ajuda especializada para a tomada de decisão. Nenhuma empresa terá internamente todas as respostas de que precisa. Por que não buscar estas soluções fora? “Consultar” e “buscar conselhos” com quem entende do assunto pode fazer toda a diferença.
