Os benefícios de um controle orçamentário rigoroso foram apontados pelo palestrante. Economista de formação, Möerschbaecher deu detalhes sobre a elaboração da ferramenta de controle de fluxo de caixa da universidade.
O sistema demorou um ano para ser concluído e proporcionou segurança e acertividade nas decisões da instituição. Por meio dele, a Univates enfrentou a redução de alunos provocada pela crise e os cortes no Fies, programa responsável por 36% do faturamento, sem comprometer a saúde financeira da faculdade.
“A diferença não está no conhecimento, mas entre quem faz e quem não faz”
A Câmara de Vereadores de Estrela recebeu a segunda edição do workshop Negócios em Pauta. O evento teve como palestrante convidado o economista e pró-reitor administrativo da Univates, Oto Roberto Möerschbaecher.
Natural de Estrela, Möerschbaecher formou-se em Economia na Univates. É pós-graduado em Ciências Econômicas e Gestão Pública e tem mestrado em Meio Ambiente e em Desenvolvimento Regional.
Proprietária da empresa Capital Verde, Raquel Winter abriu o painel ressaltando a relação entre o fluxo de caixa e o planejamento estratégico, tema do primeiro workshop do Negócios em Pauta. Destaca a intenção do projeto em realizar treinamentos que ofereçam ferramentas para a gestão empresarial.
Para Raquel, a abordagem sobre o fluxo de caixa é fundamental, pois todas as empresas, mesmo as desorganizadas, têm algum tipo de orçamento. Segundo ela, para compreender a temática, os empreendedores precisam responder algumas perguntas.
A primeira delas diz respeito a qual é, de fato, o negócio da empresa. “Estamos vivendo um movimento de gestão que nos faz repetir essa pergunta muitas vezes”, opina. Outro questionamento é sobre qual a necessidade do cliente suprir com a negociação estabelecida.
Conforme Raquel, o empresário deve se colocar no lugar do cliente no momento de pensar se o que está fornecendo é fundamental para ele. “Se não fizermos essas perguntas direito e não nos colocarmos no lugar do nosso cliente, não temos como garantir a entrada de recursos”, aponta.
Segundo ela, o fluxo de caixa é uma ferramenta fundamental para a construção do planejamento estratégico porque ajuda a compreender o comportamento da empresa em determinado período, permitindo projetar o próximo.
“É preciso entender a necessidade de realizar um orçamento detalhado, independentemente do porte do seu negócio”, alerta. Raquel ainda ressaltou as consequências negativas da falta de planejamento nos resultados e no fluxo de caixa da empresa.
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Controle e cautela
Möerschbaecher iniciou a explanação falando sobre o controle financeiro realizado pela Univates. Maior universidade da região, a instituição tem 46 cursos de graduação, 28 de especialização, cinco de mestrado e três de doutorado, recebendo mais de 12 mil alunos no total.
Segundo ele, a gestão de uma instituição do tamanho da Univates só é possível mediante um rígido controle do fluxo de caixa. Conforme o pró-reitor, é a partir do orçamento que são programados todos os investimentos da universidade.
De acordo com Möerschbaecher, o segredo para um fluxo de caixa saudável é o constante monitoramento, além de doses de cautela. “Só gastamos quando temos dinheiro, por isso, nem tudo que orçamos é realizado.”
O pró-reitor destaca a simplicidade da medida, e acredita que o mesmo procedimento deve ser adotado em qualquer empresa, independentemente do porte. Segundo ele, o controle orçamentário pode representar a diferença entre o sucesso e o fracasso de uma empresa.
O gestor ressalta o planejamento estratégico da Univates. De acordo com ele, a instabilidade econômica, que já reduziria o número de alunos da rede privada, foi sucedida por drásticos cortes no programa federal de financiamento estudantil. Lembra que o Fies representa 35% do faturamento da universidade.
“Hoje o atraso dos repasses do Fies representa o nosso maior problema”, alega. Em 2016, a Univates ficou cinco meses sem receber recursos do programa, mesmo assim, não atrasou pagamentos ou salários e manteve investimentos. Neste ano, os atrasos continuam, e a previsão é de receber a primeira parcela do ano em abril.
Para Möerschbaecher, o controle orçamentário evitou problemas financeiros graves com a chegada da crise. Considera que a Univates mantém uma situação financeira saudável após um período de franco crescimento.
Instrumento de controle
Möerschbaecher detalhou a criação do instrumento de controle orçamentário desenvolvido pela Univates. Realizada por funcionários egressos da própria instituição, a ferramenta estabelece a previsão de fluxo de caixa para um prazo de seis anos.
A equipe montou várias planilhas de Excel na qual foram incluídas todas as variáveis do orçamento, e cada área específica foi separada em um arquivo. “Todas as contas que temos estão elencadas em uma planilha, que é sempre revisada no momento da liberação dos recursos.”
Segundo o pró-reitor, todos os custos da universidade foram cadastrados nesse sistema, em um trabalho que demorou quase um ano para ser concluído. A eficiência do sistema pode ser confirmada pelo aumento na receita líquida da Univates, que passou de R$ 60 milhões em 2008 para os atuais R$ 170 milhões.
“A projeção é triplicar esse valor nos próximos nove anos”, destaca. Conforme Möerschbaecher, por ser comunitária, todo lucro obtido pela Univates é reinvestido na própria instituição, beneficiando alunos, funcionários, professores e a própria comunidade, uma vez que a universidade é um instrumento de desenvolvimento regional.
Aplicações práticas
Após a apresentação, na rodada de perguntas e respostas, o empresário Paulo Degasperi fez um relato dos resultados da aplicação dos conceitos de planejamento estratégico e fluxo de caixa na empresa que administra.
Segundo ele, a decisão de implementar um sistema ocorreu após o aniversário de 18 anos do filho. “Eu trabalhava como todos os outros, vendendo, comprando e pagando. Com o passar dos anos, notei que estávamos estagnados”.
Antes disso, Degasperi pensava até em fechar o negócio, um dos mercados e fruteiras mais tradicionais de Estrela, com 26 anos de existência. “Estava insatisfeito com os resultados, mesmo sem sofrer prejuízos.”
Após uma conversa no escritório de contabilidade, iniciou um controle rigoroso do fluxo de caixa e passou a utilizar as informações para refazer a gestão. “Os resultados foram surpreendentes.”
A partir do sistema, o empresário passou a compreender melhor o funcionamento do próprio negócio e a ter em mãos uma ferramenta poderosa para a tomada de decisão.
Com quase cinco mil produtos em estoque, percebeu que 80 eram responsáveis por 60% a 70% de todo o faturamento da empresa. Alguns itens também eram vendidos com margens mínimas ou mesmo negativas.
O trabalho teve como resultado o equilíbrio das margens de cada produto e um maior planejamento estratégico do negócio. Hoje, Degasperi toma as decisões com um ano de antecedência e opera com tranquilidade, mesmo em época de crise.
O empresário também passou a compreender o funcionamento da tributação, evitando, assim, a sensação de sufocamento fiscal. Se antes pensava que os tributos eram muito caros, hoje percebe que o problema estava em uma operação equivocada.
De acordo com Degasperi, o novo modelo permitiu valorizar as pequenas margens que antes passavam despercebidas. Hoje, alega conhecer precisamente o percentual que cada item vendido representa no faturamento, por dia, mês, ano e até mesmo clientes. “Sem essas informações, não temos como entender os motivos para resultados negativos.”
Representantes da Acisam Adailton Cé, e da Casis, Pedro Barth, ambos empresários, também enalteceram a relevância do controle financeiro. “Se você tem R$ 100, pode abrir despesa para apenas R$ 70. O restante, precisa ser margem de segurança, reservados para imprevistos”, acrescenta Cé.
Para Barth, a classe de contadores tem papel preponderante no auxílio aos empresários. “Mas o contador precisa se reinventar e ajudar a resolver problemas”, entende.
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